Skalowanie projektów to coraz powszechniejsze zagadnienie dla dużej liczby organizacji zarówno w Polsce, jak i na świecie. Zarządzanie projektami coraz bardziej się profesjonalizuje, ponieważ firmy realizują coraz więcej projektów i dedykują im coraz więcej zasobów. Aby sprostać tym trendom i sprawnie osiągać cele projektowe coraz więcej firm odchodzi od Excela na rzecz profesjonalnych programów do zarządzania projektami.

Brak centralizacji danych

Ms Excel to potężne narzędzie, w którym można zamodelować bardzo różne procesy. Jeżeli popatrzymy na historię Excela, to intencją jego twórców było stworzenie arkusza kalkulacyjnego, który miał wspierać i ułatwiać różnego rodzaju obliczenia oraz budowę modeli kalkulacyjnych. Potem, wraz ze wzrostem liczby funkcjonalności, Excel zaczął być stosowany nie tylko w finansach, ale też innych obszarach, także do zarządzania projektami. Excel to ciągle skuteczne narzędzie stosowane w zarządzaniu projektami szczególnie w sytuacjach, gdy możemy zapewnić wielodostęp do plików oraz potrafimy Excela dodatkowo oprogramować, używając Visual Basica. Bardziej zaawansowane rozwiązania pozwalają zintegrować Excela z bazami danych np. z Ms SQL i budować zaawansowane programy. Podsumowując, możliwości Excela są bardzo duże, ale też w pełni ich wykorzystanie wymaga specjalistycznych umiejętności, których często firmy nie posiadają. Firmy najczęściej korzystają z rozproszonych plików, a one nie zapewniają centralizacji danych. To w następstwie powoduje bardzo dużo problemów i nieefektywności.

Brak zależności między zadaniami

Istotą zarządzania projektem jest skoordynowanie działań prowadzących do osiągnięcia celu projektu. Ta koordynacja zaczyna się już na etapie budowania planu projektu a graficznie jest zaprezentowana na powszechnie stosownym wykresie Gantta. Dobry program do zarządzania projektami pozwala na budowę różnego typu zależności między zadaniami w projekcie. Na ilustracji poniżej pokazano wykres Gantta z zależnościami pochodzący z programu do zarządzania projektami FlexiProject.

Zbudowanie takiego harmonogramu, który pozwalałby na budowę każdego typu relacji w Ms Excel jest praktycznie niemożliwe albo bardzo trudne. Dlaczego te relacje i związana z tym cała logika projektu są aż tak ważne?. Otóż zadania w projekcie są od siebie zależne. Oznacza to, że jeśli zadanie poprzedzające się wydłuży to następne powiązane zadanie też się przesunie w czasie. Dobry program do zarządzania projektami wykona to automatycznie i utrzyma logikę powiązań w całym projekcie – w Ms Excel będziemy musieli to wykonać ręcznie. Bez wątpienia takie ręczne operacje są narażone na dużą ilość potencjalnych błędów.

Brak zaawansowanych narzędzi raportowania

Przy dużej liczbie projektów realizowanych równolegle w organizacji istotnym zagadnieniem staje się raportowanie statusów projektów. Firmom potrzebne są raporty dotyczące obciążenia zasobów projektowych, istotnych ryzyk występujących na projektach, potencjalnych przekroczeń harmonogramu i budżetu i wiele innych. Zapewnienie tych wszystkich raportów przy wykorzystaniu Excela jest bardzo trudne. Dlatego w organizacjach, które nie posiadają dobrego programu do zarządzania projektami pracownicy PMO mają bardzo dużo pracy administracyjnej, która mogłaby być zautomatyzowana. Na poniższej ilustracji pokazano raport dotyczący ryzyk projektowych o dużym i bardzo dużym wpływie na projekty – jest to jeden z wielu przykładów raportów, który można łatwo samemu zaprojektować we FlexiProject.

Co jest istotne to fakt, że takie raporty we FlexiProject buduję się w bardzo prosty sposób. Dodatkowo można określić kto w organizacji może mieć do nich dostęp. Taki raport odświeża się automatycznie i z poziomu raportu można wejść do szczegółów każdego ryzyka. Bez wątpienia budowa takich raportów w Ms Excel jest trudniejsza, wymaga większych kompetencji. Chociaż trzeba przyznać, że w Ms Excel mimo większych trudności osiągnąć można bardzo dużo.

Trudności w zarządzaniu zespołem

Sprawne i umiejętne zarządzanie zespołem to kluczowa kompetencja każdego kierownika projektu. Kierownik musi umieć zespół projektowy motywować, rozwiązywać konflikty czy też zarządzać problemami. Musi mieć także możliwość sprawnej delegacji zadań oraz monitorowania jak te zadania są przez zespół projektowy realizowane. Bez wątpienia często pojawiającym się w firmach problemem jest zbyt mocne obciążenie pracą zespołów projektowych. Aby do tego nie dopuścić zarówno PMO, jak i kierownik projektu muszą być wyposażeni w odpowiednie narzędzia zapewniające dobrą informację. Niewątpliwie sprawne planowanie zasobów projektowych to bardzo ważne i kluczowe zagadnienie. Poniżej pokazano plan obciążenia zasobów na kolejne trzy miesiące.

Ważne jest też w zespole projektowym delegowanie zadań oraz bieżąca informacja do osób odpowiedzialnych za ich realizację że takie zadania zostały im przydzielone. Bez wątpienia te czynności są mocno utrudnione jeżeli korzystamy z samodzielnie opracowanych rozwiązań wykorzystujących Excela. Poniżej przedstawiono harmonogram projektu z przydzielonym zadaniami do konkretnych osób.

Trudności w zarządzaniu zmianami

Mało prawdopodobne jest, przede wszystkim przy realizacji kompleksowych projektów, aby tylko z niewielkimi odchyleniami od harmonogramu projektu, budżetu projektu czy też jego zakresu osiągnąć zakładany cel projektu. Zmiany w planie projektu są praktycznie nieuniknione. W trakcie realizacji projektu pojawiają się nowe informacje, które były trudne bądź też niemożliwe do osiągnięcia na etapie planowania projektu. Bez wątpienia, jeśli te informacje istotnie zmieniają założenia projektu to należy je odzwierciedlić w planie projektu. Metodyki zarządzania projektami mówią, że zmiana w planie projektu powinna się odbyć po uprzednim wypełnieniu Wniosku o Zmianę i jej zatwierdzeniu. Jeśli używamy profesjonalnego programu do zarządzania projektami to po zaakceptowaniu Wniosku o Zmianę program automatycznie uaktualni Plan Projektu. Przykład Wniosku o Zmianę w planie projektu pokazano na ilustracji poniżej.

Z pewnością nie jest problemem zaprojektowanie wniosku o zmianę w Excelu. Jednak już kolejne kroki polegające na jego zatwierdzeniu a potem na automatycznym uaktualnieniu planu projektu jest praktycznie nieosiągalne.

Brak automatyzacji procesów

Konsekwentne usprawnianie zarządzania projektami w organizacji to jedno z głównych zadań Biura Zarządzania Projektami. Jednym z aspektów zwiększania efektywności jest automatyzacja procesów związanych z zarządzaniem projektami. Taka automatyzacja może występować w wielu obszarach. Jednym z nich jest możliwość budowania szablonów projektów dla projektów o powtarzalnym charakterze np. „wdrażanie nowych produktów”. Bez wątpienia raz stworzony szablon projektu istotnie usprawnia realizację kolejnych projektów z tego obszaru. Kolejnym aspektem automatyzacji jest możliwość budowania ścieżek autoryzacji dla zatwierdzania karty projektu, planu projektu i innych elementów. Profesjonalny program do zarządzania projektami pozwala projektować ścieżki akceptacji a następnie program automatyzuje cały proces akceptacji. Zautomatyzować też można tworzenie raportów projektowych oraz raportowanie statusów projektów do zarządu czy też komitetu sterującego. Dobry program do zarządzania projektami będzie też wysyłał automatycznie przypomnienia o zbliżającym się terminie realizacji zadania czy też o jego przekroczeniu. Z pewnością te wszystkie opisane powyżej automatyzacje są nie do osiągnięcia przy wykorzystaniu tylko Excela.

Skalowanie projektów wymaga zaawansowanych narzędzi

Skuteczne skalowanie projektów to bardzo ważne zagadnienie nad którymi pracują Biura Zarządzania Projektami w większych organizacjach. Analizując powyżej opisane przykłady dość wyraźnie widać że próba osiągnięcia tego celu przy bazowaniu na rozwiązaniach w Excelu jest bardzo trudne do osiągnięcia. W związku z tym warto rozważyć wdrożenie profesjonalnego programu do zarządzania projektami i portfelami projektów.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.