W przyszłym roku zacznie obowiązywać w całej Unii Europejskiej dyrektywa o przejrzystości wynagrodzeń. Tworzy ona nowe obowiązki dla wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników.

Z racji skomplikowanej pełnej nazwy Dyrektywy, media i eksperci posługują się całą gamą nazw skróconych (o jawności płac, …o równości płac, …o luce wynagrodzeniowej i jeszcze wiele innych, podobnych). Sprawia to, że na myśl o Dyrektywie przychodzą różne skojarzenia i narasta całe mnóstwo mitów i nieporozumień. Warto więc zrozumieć, co jest tak naprawdę ważne w tej Dyrektywie i na czym skupić się w pierwszej kolejności, aby zapewnić firmom zgodność z nowymi przepisami.

Pełna nazwa aktu prawnego, o którym mowa to Dyrektywa 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania. Nakłada ona na pracodawców obowiązek stosowania przejrzystych zasad kształtowania wynagrodzeń oraz monitorowania i raportowania ewentualnych różnic płacowych, szczególnie w odniesieniu do kobiet i mężczyzn na tych samych stanowiskach.

Czym jest przejrzystość wynagrodzeń?

Mechanizm przejrzystości wynagrodzeń wymieniony w tytule Dyrektywy oznacza przede wszystkim jasne reguły ustalania płac i obowiązek udzielenia odpowiedzi na pytania pracowników o poziom płac. Nie oznacza to jednak, że wszystkie wynagrodzenia mogą być upublicznione dowolnej osobie. Przykładowo, asystentka projektu nie może zapytać, ile zarabia dyrektor portfela projektów, ale może zapytać o średni poziom wynagrodzenia wszystkich asystentów projektu w firmie, w podziale według płci. Będzie zatem wiedziała, czy jej wynagrodzenie jest wyższe czy niższe od przeciętnego wynagrodzenia koleżanek i kolegów na tym samym stanowisku.

W parze z równym traktowaniem osób wykonujących pracę o tej samej wartości, firmy będą musiały zadbać jeszcze o dostosowanie dokumentacji i praktyk kadrowych do wymogów prawa. Konieczne będzie stworzenie uczciwego, zgodnego z przepisami systemu wynagradzania, który wzmacnia kulturę zaufania i sprawiedliwości w organizacji, a także pozwala w prosty sposób odpowiedzieć na pytania pracowników o zarobki na ich stanowisku. To świetny moment na to, aby ścieżki rozwoju od asystenta przez projekt managera do dyrektora portfela/programu odpowiednio audytować i wyeliminować ewentualne luki płacowe czy luki w dostępnie do awansów.  

Luka płacowa – co to? Definicja luki płacowej.

Oprócz przejrzystości wynagrodzeń, Dyrektywa odnosi się jeszcze do pojęcia luki płacowej. Jak należy je rozumieć? To różnica między średnim wynagrodzeniem kobiet a średnim wynagrodzeniem mężczyzn, podzielona przez tę drugą wielość, a zatem wyrażona w procentach. Mówi, o ile kobiety zarabiają mniej, ujmując tę kwotę jako część (procent) średniej wypłaty mężczyzn w danej firmie.

Dyrektywa mówi o siedmiu rodzajach luki wynagrodzeniowej i choć nie wszyscy muszą je raportować, to warto je wyliczyć. Pomoże to uwidocznić braki w dokumentacji, które mogą uniemożliwić lub znacząco utrudnić wywiązanie się z obowiązków w zakresie prawa pracownika do informacji i wykazania się przejrzystością w polityce wzrostu wynagrodzeń.

Wdrożenie Dyrektywy można przeprowadzić zgodnie z zasadami project managementu

Proces wdrożenia Dyrektywy można podzielić na kilka etapów, między którymi występują współzależności, więc można podejść do niego jak do przeprowadzenia projektu. Można w tym zakresie sięgnąć po wsparcie zewnętrznych ekspertów lub podjąć działania samodzielnie. Przesłankami do inicjowania projektu będą: brak przejrzystych procedur wynagradzania, trudności w dostosowaniu dokumentacji kadrowej do wymogów prawa, czy brak spójnej architektury stanowisk. Każdy z tych elementów uniemożliwi rzetelną odpowiedź na pytanie pracownika o poziom płac w jego kategorii, czy – inaczej mówiąc – grupie zaszeregowania.

Jakie etapy wdrożenia trzeba uwzględnić w projekcie?

• Diagnoza i raportowanie luki płacowej (Pay Gap)
• Identyfikacja stopnia zgodności systemu wynagrodzeń z wymogami Dyrektywy UE o jawności płac (Dyrektywa 2023/970), w tym analiza poziomu nierówności płac oraz brakujących dokumentów związanych z przejrzystością wynagrodzeń.
• Modelowanie i wdrożenie transparentności płac oraz mechanizmów przejrzystości
• Opracowanie jasnych zasad i procedur wynagradzania, które pozwalają wszystkim pracownikom rozumieć, od czego zależy wysokość pensji.
• Architektura, klasyfikacja i opisy stanowisk pracy
• Tworzenie spójnej klasyfikacji i struktury stanowisk wraz z opisami obowiązków i wymaganych kompetencji. Jest to kluczowy element budowania transparentności wynagrodzeń, ponieważ umożliwia jasne określenie roli każdego stanowiska w organizacji. 
• Wartościowanie stanowisk pracy
• Etap, który pozwala organizacji obiektywnie ocenić różnice między stanowiskami pod względem odpowiedzialności, złożoności zadań i wymagań kompetencyjnych. Dzięki temu możliwe jest wprowadzenie sprawiedliwego systemu wynagrodzeń oraz zapewnienie równego wynagradzania za pracę o tej samej wartości.
• Raportowanie luki płacowej
• Przygotowanie czytelnych analiz i zestawienia różnic płacowych, zgodnie z wymogami prawa (m.in. Dyrektywa UE 2023/970) i najlepszymi standardami.
• Aktualizacja dokumentacji kadrowej
• Ujednolicenie dokumentów HR, procedur i formularzy w celu zapewnienia zgodności z Dyrektywą o jawności wynagrodzeń oraz budowania spójnej i przejrzystej polityki kadrowej.

Terminy wdrożenia

Może się wydawać, że jest jeszcze dużo czasu na wdrożenie rozwiązań, które zapewnią firmie zgodność z dyrektywą, ale warto pamiętać, że pierwsze raporty płacowe będą do złożenia w czerwcu 2027. To oznacza, że już styczeń 2026 wchodzi w zakres pierwszego raportu w organizacjach, które zatrudniają 250 pracowników i więcej.

Natomiast – co najważniejsze – pierwsze pytania o poziom płac na danym stanowisku będzie wolno złożyć pracownikom już 7 czerwca 2026. To daje tylko 8 miesięcy czasu na przygotowanie się do potencjalnej fali zapytań. Warto więc skorzystać z powyższej „ściągi”, powołać już teraz zespoły projektowe i rozpocząć wdrożenie. Jak w każdym projekcie, również i tutaj, nie można czekać ze wszystkimi działaniami do ostatniej chwili.

–

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z autorem artykułu:

dr Konrad Bugiera, senior konsultant w Grant Thornton, konrad.bugiera@pl.gt.com